Elke werkgever in Nederland moet ten minste 1 preventiemedewerker aanwijzen. Niet vanaf 10 werknemers of vanaf een bepaalde omzet, maar vanaf de eerste werknemer. In de praktijk komen we bij mkb-bedrijven regelmatig tegen dat het niet geregeld is, of dat er iemand op papier staat die zelf niet weet dat hij het is. Dit artikel zet op een rij wanneer je moet aanstellen, wie je kunt aanwijzen en wat er in de aanstelling hoort te staan.
Vanaf wanneer is het verplicht?
De verplichting staat in artikel 13 van de Arbowet en geldt vanaf de eerste werknemer die je in dienst hebt. Er is geen ondergrens en geen uitzondering voor kleine bedrijven.
Wat wel verschilt naar omvang is wie je mag aanwijzen. Heb je 25 werknemers of minder, dan mag de werkgever de taak zelf uitvoeren. Vanaf meer dan 25 werknemers moet je een of meer medewerkers aanwijzen; dan kun je het niet meer zelf doen.
Let op de andere kant van die grens: dat je het onder de 25 werknemers zelf mag doen, betekent niet dat het verstandig is. Als directeur ben je zelden degene die op de werkvloer ziet wat er misgaat.
Wie kun je aanwijzen?
De preventiemedewerker moet iemand uit je eigen organisatie zijn. Je kunt de rol niet uitbesteden aan een extern bureau, ook niet aan ons. Wat wij wel doen is de persoon opleiden en ondersteunen, en het inhoudelijke werk zoals de RI&E samen met hem uitvoeren.
In de praktijk zien we deze rol het vaakst bij een KAM- of HR-medewerker, een leidinggevende, een facilitair medewerker of de directeur van een klein bedrijf. Wat telt is niet de functietitel, maar 3 dingen: die persoon komt op de werkvloer, hij wordt door collega's serieus genomen, en hij heeft tijd voor de taak. Dat laatste is het punt waar het meestal op strandt.
De medewerker moet instemmen met de aanwijzing, en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht bij de keuze van de persoon en de invulling van de taak.
Wat hoort er in de aanstelling?
Een aanstellingsbrief is niet als los document verplicht, maar hij is het bewijs dat je het hebt geregeld. Zonder iets op papier is een inspecteur er snel klaar mee. Zet er in ieder geval in:
- de naam van de medewerker en de datum van aanwijzing
- de taken, met de 3 wettelijke taken expliciet benoemd
- hoeveel tijd hij per week of maand voor de taak krijgt
- aan wie hij rapporteert en met wie hij overlegt
- welke opleiding of ondersteuning hij krijgt
- dat de OR of personeelsvertegenwoordiging heeft ingestemd
De 3 wettelijke taken uit artikel 13 lid 7 zijn: meewerken aan het opstellen en uitvoeren van de RI&E, adviseren en samenwerken met de OR over de te nemen maatregelen, en die maatregelen mede uitvoeren. Alles daarbuiten spreek je zelf af.
Hoeveel preventiemedewerkers heb je nodig?
De wet noemt geen aantal. Het moet passen bij de omvang en de risico's van je organisatie, en dat is ook de toets die een inspecteur aanlegt. 1 preventiemedewerker is in deze situaties in de praktijk te weinig:
- je werkt in ploegen, en in de avond- of nachtdienst is er niemand aanspreekbaar
- je hebt meerdere vestigingen of projectlocaties
- je afdelingen doen sterk verschillend werk, bijvoorbeeld kantoor naast productie
- je bedrijf groeit snel en de risico's veranderen mee
De 4 fouten die we het meest zien
1 · Iemand staat op papier en weet het zelf niet
Dit is de meest voorkomende. Bij een RI&E of een audit blijkt dat er 3 jaar geleden iemand is aangewezen die daar nooit iets van heeft gehoord. Op papier geregeld, in de praktijk niets.
2 · Geen tijd voor de taak
De aanwijzing is er, de opleiding is gevolgd, en daarna is er nooit een uur vrijgemaakt. Preventie verdwijnt dan onder het dagelijkse werk. Spreek een aantal uren per maand af en zet die in de aanstelling.
3 · Wel aangesteld, geen kennis
De Arbowet eist voldoende deskundigheid en ervaring. Iemand aanwijzen zonder hem iets bij te brengen, is de verplichting op papier afvinken. Een preventiemedewerker cursus met examen is de manier waarop je die deskundigheid aantoonbaar maakt.
4 · Geen RI&E om mee te werken
De belangrijkste wettelijke taak is meewerken aan de RI&E. Is die er niet, of is hij 8 jaar oud, dan kan je preventiemedewerker zijn werk niet doen. Dan begin je daar, niet bij de aanstelling.
Wat als je het niet geregeld hebt?
Het ontbreken van een preventiemedewerker is een overtreding waar de Nederlandse Arbeidsinspectie op kan handhaven. In de praktijk komt het meestal aan het licht na een ongeval of tijdens een inspectie naar aanleiding van een melding, en dan telt het mee in het totaalbeeld: geen preventiemedewerker, geen actuele RI&E, geen plan van aanpak. Dat is een ander gesprek dan wanneer die 3 dingen er wel zijn.
Zo pak je het aan
Regel het in deze volgorde en je bent er in een paar weken uit:
- Kies de persoon, in overleg met hem en met de OR
- Leg de aanwijzing en de taken schriftelijk vast, inclusief de tijd die hij krijgt
- Zorg dat hij de kennis heeft: de cursus preventiemedewerker duurt 1 dag
- Zorg dat er een actuele RI&E ligt waarmee hij kan werken
- Spreek af hoe en wanneer hij rapporteert
Twijfel je of het bij jullie op orde is? Wij voeren dagelijks RI&E's uit bij mkb-bedrijven en zien waar het in de praktijk misgaat. Bel ons op 072 506 57 38, dan kijken we er even naar.