SCL audit voorbereiden: wat vragen de auditoren?

Wat is een SCL audit en wat wordt er getoetst?

De Safety Culture Ladder meet hoe veiligheid leeft in het dagelijks werk. Niet of je een veiligheidsbeleid hebt, maar of dat beleid terugkomt in wat mensen doen en zeggen. Daarom werkt een SCL audit anders dan de audits die je waarschijnlijk kent: er wordt niet beoordeeld op documenten, maar via een open en gelijkwaardig gesprek.

Het verschil in één zin: bij ISO 45001 of VCA toets je of iets is vastgelegd, bij de SCL toets je of het gebeurt en of mensen weten waarom.

De ladder kent vijf treden, van een organisatie die pas iets met veiligheid doet als er een ongeval is, tot een organisatie waarin veiligheid vanzelfsprekend onderdeel van het werk is. Wil je die opbouw uitgebreid doornemen, lees dan wat de veiligheidsladder is en hoe de treden zijn opgebouwd. Voor je voorbereiding is vooral dit van belang: de trede die je krijgt, komt uit gesprekken. Niet uit je map.

Hoe verloopt een SCL audit?

Het traject bestaat uit vijf stappen. De audit zelf is stap 3, maar het werk zit in de stappen ervoor.

1. Norm en certificatieschema doornemen. Weten waarop je beoordeeld wordt, voordat je begint met verbeteren. Klinkt vanzelfsprekend, gebeurt zelden.
2. Zelfbeoordeling. Via de Self Assessment Questionnaire in de SCL Webtool beoordeel je je eigen organisatie. Dat levert een nulmeting op: waar sta je nu, en waar zitten de gaten. Deze stap is niet verplicht, maar wel het verstandigste startpunt dat er is.
3. De audit door de certificerende instelling. Die bestaat uit interviews en observaties, op kantoor en op projectlocaties. Er zijn altijd twee auditoren aanwezig, het vier-ogen-principe, zodat het oordeel niet aan één persoon hangt. Hoeveel auditdagen je nodig hebt, bespreek je vooraf met de certificerende instelling: dat hangt af van je omvang en het aantal locaties.
4. Uitkomst en registratie. Je krijgt een rapport met de trede waarop je staat en waar je kunt groeien. Volgt er een certificaat, dan wordt dat opgenomen in het NEN-SCL-register.
5. Onderhouden. Het certificaat is drie jaar geldig. In jaar 2 en 3 volgen kortere vervolgaudits, zodat je niet terugzakt zodra het certificaat binnen is.

Moet je binnenkort trede 3 aantonen voor een opdrachtgever? Lees dan apart wat je op trede 3 moet aantonen.

Wie spreekt de auditor, en waar let hij per laag op?

“Medewerkers op alle niveaus” staat overal, maar wat betekent dat concreet? De auditoren spreken mensen uit verschillende lagen van je organisatie, en per laag zoeken ze iets anders.

Twee dingen vallen op als je die kolom rechts leest. De auditor vraagt vrijwel nooit naar de procedure zelf, maar naar de reden erachter. En de steekproef is bewust gevarieerd, over afdelingen en over ervaringsniveaus. Een organisatie die alleen haar beste praters aandraagt, valt daarmee juist op.

Hoe bereid je je medewerkers voor op een SCL audit?

Het doel van de voorbereiding is niet dat mensen de goede antwoorden geven. Het doel is dat ze weten wat er gemeten wordt, zodat ze een eerlijk beeld kunnen geven van hoe het werk echt gaat.

Wat werkt:

• Leg uit wat de SCL meet. In gewone taal: het gaat over gedrag en houding, niet over papier. Vertel ook waarom je organisatie hieraan begint.
• Wees open over waar je staat. Medewerkers die weten dat de organisatie nog niet klaar is, geven een eerlijker beeld dan medewerkers die iets moeten verdedigen.
• Oefen het gesprek, niet de antwoorden. Laat mensen een keer ervaren hoe zo’n gesprek loopt en wat voor vragen er komen. Dat haalt de spanning eruit.
• Begin bij je leidinggevenden. Zij zijn het dagelijkse voorbeeld waar de auditor naar vraagt, en zij bepalen of een melding serieus wordt genomen.
• Maak veiligheid een terugkerend gesprek in de maanden voor de audit, niet in de week ervoor.

Wat misgaat:

• Antwoorden voorschrijven. Auditoren horen een ingestudeerd antwoord meteen, en het kost je meer geloofwaardigheid dan een eerlijk “dat gaat bij ons nog niet goed”.
• Alleen de directie voorbereiden. Dan wordt het gat tussen kantoor en werkvloer juist zichtbaar.
• Te laat informeren. Een week van tevoren voelt voor je mensen als een examen.
• Een selectie van goede praters aandragen. De auditor kiest zelf, en gestuurde selectie valt op.
• Alles bij één KAM-coördinator laten. Veiligheid die van één afdeling is, is precies wat trede 3 uitsluit.

Nulmeting, gap-analyse, interne audit of certificeringsaudit?

Vier termen die door elkaar lopen, terwijl ze allemaal iets anders zijn.

• Zelfbeoordeling of nulmeting (SAQ). Je eigen inschatting via de Webtool. Het startpunt: waar denken we dat we staan.
• Gap-analyse. Het verschil tussen waar je staat en de trede die je nodig hebt, vertaald naar een actieplan met prioriteiten. Dit is het werk dat vooraf gaat aan het traject.
• Interne audit. Je eigen controle onderweg: gebeurt wat we hebben afgesproken ook echt? In het VCU-cluster werkt dat hetzelfde, zie hoe een interne audit bij VCU werkt.
• Certificeringsaudit. De beoordeling door de certificerende instelling, met twee auditoren, die tot een trede-indicatie leidt.

De eerste drie zijn van jou. De vierde is van een ander. Wie de eerste drie overslaat, laat de vierde het slechte nieuws brengen.

Wat gaat er het vaakst mis in de voorbereiding?

De grootste valkuil is de SCL behandelen als een documentatieproject. Procedures schrijven, registraties bijwerken, formulieren invoeren, terwijl het gedrag op de werkvloer hetzelfde blijft. Dat valt in het eerste gesprek door de mand, want de auditor vraagt niet naar het formulier maar naar wat er daarna met de melding gebeurde.

Drie andere fouten die vaak terugkomen:

• Weinig meldingen zien als goed nieuws. Een laag aantal meldingen kan betekenen dat er weinig misgaat. Het kan ook betekenen dat mensen niet durven melden. De auditor gaat dat verschil na.
• Veiligheid bij één afdeling beleggen. Op de hogere treden is veiligheid van de lijn, niet van de staf.
• Te laat beginnen. Cultuur verandert niet in de weken voor een audit, en dat is precies wat een auditor kan zien.

Van de vernieuwingen in de norm zelf hoef je je voor de audit niet te veel aan te trekken, maar het helpt om te weten wat er speelt. Lees daarvoor over de vernieuwde Safety Culture Ladder 2.0.

Veelgestelde vragen

Hoeveel auditoren voeren een SCL audit uit?

Twee. Dat is het vier-ogen-principe: het oordeel over je veiligheidscultuur hangt niet af van de indruk van één persoon.

Hoe lang is een SCL certificaat geldig?

Drie jaar. In het tweede en derde jaar volgen kortere vervolgaudits om te controleren of het niveau in stand blijft.

Moet je een self-assessment doen voordat je de audit ingaat?

Nee, dat is niet verplicht. Het is wel de snelste manier om te zien waar je staat en welke gaten je nog kunt dichten voordat er iemand van buiten meekijkt.

Wat gebeurt er als je op een lagere trede uitkomt dan je wilde?

Je krijgt een rapport dat laat zien op welke trede je staat en waar je kunt groeien. Die uitkomst is je vertrekpunt voor de volgende ronde, met concrete aanknopingspunten uit de gesprekken.

Bereid je je anders voor op een SCL audit dan op een VCA- of ISO-audit?

Ja. Bij VCA en ISO toets je of het systeem klopt en of de registraties op orde zijn. Bij de SCL toetsen ze gedrag en houding. Een perfect handboek levert je op de ladder geen trede op.