Is een RI&E verplicht? Voor wie de regels gelden

Wanneer geldt er een uitzondering?

Er zijn een paar situaties waarin de regels lichter zijn of helemaal niet gelden. Let op het verschil: sommige bedrijven zijn vrijgesteld van de RI&E, andere alleen vrijgesteld van de toetsing (daarover meer in de volgende sectie).

• ZZP’er zonder personeel? Dan is een RI&E niet verplicht. Zolang je alleen voor jezelf werkt en niemand in dienst hebt, val je buiten de plicht. Neem je personeel aan of werken er andere ZZP’ers onder jouw gezag, dan verandert dat direct.
• Alleen vrijwilligers? Een organisatie die uitsluitend met vrijwilligers werkt en geen werknemers heeft, is in de meeste gevallen niet RI&E-plichtig. Werk je met gevaarlijke stoffen of bepaalde risico’s, dan kan dat anders liggen.
• Samen minder dan 40 uur arbeid per week? Als al je werknemers samen minder dan 40 uur per week werken, mag je een verkorte aanpak gebruiken (de Checklist Gezondheidsrisico’s). Let op: de RI&E zelf blijft verplicht, alleen de uitvoering is eenvoudiger.

Twijfel je of jouw situatie onder een uitzondering valt? Dat luistert nauw, want een verkeerde inschatting laat je met een gat in je verplichtingen zitten.

Moet je de RI&E laten toetsen?

Dit is de vraag waar de meeste verwarring zit. Een RI&E opstellen is één ding, maar in veel gevallen moet die ook nog getoetst worden door een gecertificeerde kerndeskundige of arbodienst. Of dat voor jou geldt, hangt af van je bedrijfsgrootte en welk instrument je gebruikt.

De hoofdregel: heb je meer dan 25 werknemers, dan moet je RI&E altijd getoetst worden. Zit je op 25 of minder, dan kun je die toets vaak overslaan, mits je een erkend branche-RI&E-instrument gebruikt. Op de website van het Steunpunt RI&E zie je of er voor jouw branche zo’n erkend instrument bestaat.

Ook als je vrijgesteld bent van de toetsing, moet je RI&E natuurlijk kloppen en actueel zijn. Wil je zeker weten dat het goed zit, of heb je liever dat een erkend adviseur het van A tot Z regelt, inclusief de toetsing waar die verplicht is? Dan kijken wij graag met je mee.

Wat moet er verplicht in een RI&E staan?

Een RI&E is meer dan een lijstje risico’s. De wet vraagt om twee onderdelen die samen één geheel vormen:

1. De risico-inventarisatie en -evaluatie. Alle risico’s die het werk oplevert, plus een beoordeling van hoe ernstig ze zijn.
2. Het plan van aanpak. Hierin leg je vast welke maatregelen je neemt, wanneer en wie verantwoordelijk is. Dit plan is geen los document maar een wettelijk verplicht onderdeel van de RI&E.

Daarnaast let je op bijzondere groepen werknemers, zoals jongeren en zwangere medewerkers, die extra bescherming nodig hebben. Wil je precies zien hoe zo’n document eruitziet? Bekijk dan een compleet ingevuld voorbeeld RI&E. En voor de aanpak-kant leggen we stap voor stap uit hoe je het plan van aanpak opstelt, zodat je maatregelen niet blijven hangen bij goede voornemens.

Wat gebeurt er als je geen RI&E hebt?

Geen RI&E is een reëel risico, en niet alleen op papier. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of bedrijven een actuele RI&E met plan van aanpak hebben, en beboet sinds 23 juli 2019 direct: een inspecteur kan tijdens een bezoek meteen een boete opleggen, zonder eerst een waarschuwing te geven. De maximale boetes zijn:

• Ontbrekende RI&E: maximaal € 4.500 (artikel 5 lid 1 Arbowet).
• Ontbrekend plan van aanpak: maximaal € 3.000 (artikel 5 lid 3 Arbowet).

Voor kleinere bedrijven valt het bedrag lager uit. De inspectie verlaagt het normbedrag naar bedrijfsgrootte: bij minder dan 5 werknemers geldt zo’n 10% van het maximum, bij 10 tot 39 werknemers zo’n 30%. Een klein bedrijf betaalt dus niet het volle bedrag, maar die boete komt nog altijd bovenop de tijd en kosten om alsnog snel een kloppende RI&E op orde te krijgen.

Maar de boete is niet het grootste risico. Gebeurt er een arbeidsongeval en blijkt je RI&E te ontbreken of niet op orde, dan sta je als werkgever veel sterker in je nadeel. Je kunt dan aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen, met schadeclaims die de kosten van een goede RI&E ver overstijgen. De RI&E is dus net zo goed je eigen bescherming als een wettelijke plicht.

Hoe houd je de RI&E actueel?

Een RI&E is geen document dat je één keer maakt en daarna vergeet. De wet noemt geen vaste vervaltermijn, maar wel een duidelijke eis: je RI&E moet actueel zijn. Zodra er iets in je bedrijf verandert dat invloed heeft op de risico’s, werk je de RI&E bij. Denk aan momenten als:

• Een verhuizing of verbouwing van je bedrijfspand.
• Nieuwe machines, materialen of gevaarlijke stoffen.
• Een reorganisatie of flinke groei van je personeelsbestand.
• Nieuwe werkzaamheden of een gewijzigd productieproces.

De praktische vuistregel: loop je RI&E minimaal jaarlijks even na en pas hem aan bij elke grote wijziging. Zo blijft het een levend document dat echt bijdraagt aan veiligheid, in plaats van een verplicht nummer. Wil je de RI&E in eigen beheer houden? Onze uitleg over zelf een RI&E opstellen helpt je op weg.

Veelgestelde vragen

Is een RI&E verplicht?

Ja. Elke werkgever met minimaal één werknemer is verplicht een RI&E op te stellen. Dat volgt uit artikel 5 van de Arbowet.

Vanaf hoeveel werknemers is een RI&E verplicht?

Vanaf één werknemer. Er is geen ondergrens: zodra je personeel hebt, geldt de plicht.

Is een ZZP’er verplicht een RI&E te maken?

Nee, een ZZP’er zonder personeel is niet RI&E-plichtig. Neem je iemand in dienst, dan verandert dat direct.

Moet een uitzendbureau een RI&E hebben?

Ja. Ook uitzendkrachten en oproepkrachten vallen onder de zorgplicht van de werkgever, dus de RI&E-verplichting geldt.

Geldt de RI&E per vestiging?

De RI&E moet de risico’s van alle werkplekken dekken. Bij meerdere vestigingen met verschillende risico’s leg je die verschillen vast in dezelfde of aparte RI&E’s.

Moet je de RI&E laten toetsen?

Bij meer dan 25 werknemers altijd. Heb je 25 of minder werknemers en gebruik je een erkend branche-instrument, dan hoeft toetsing niet.

Hoelang moet je de RI&E bewaren?

Je bewaart de RI&E zolang die actueel en van toepassing is. Bij wijzigingen in je bedrijf werk je hem bij; een verouderde RI&E telt niet als geldig.

Moet de OR instemmen met de RI&E?

Als je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebt, heeft die instemmingsrecht op de RI&E en het plan van aanpak.